Một chuyện rất hi hữu đã xảy ra, một câu chuyện mang tên “Con dấu cá nhân”. Một số nhân viên văn phòng đang phải đối mặt với một rào cản nhỏ, nhưng lại khó khắc phục, khi họ phải làm việc tại nhà trong tình trạng khẩn cấp của dịch covid-19. Câu chuyện mang tên: “Con dấu cá nhân”.

Họ bị phụ thuộc vào phương thức luân chuyển tài liệu trong các bộ phận, không thể tới văn phòng để đóng con dấu cá nhân của họ lên các giấy tờ. Đây một điều bắt buộc trong hệ thống làm việc tại Nhật.

Với người nước ngoài, đây là câu chuyện khó có thể tưởng tượng. Nhưng ở Nhật, con dấu cá nhân là công cụ từ hàng thế kỷ nay, vẫn còn phổ biến trên toàn quốc. Nó được gọi là 判子 (hanko) hay là 印鑑 (inkan). Con dấu này thường có hình trụ, tròn, rất nhỏ. Khi sử dụng, đóng dấu bằng mực đỏ, để phê duyệt hay xác minh xem ai đã làm gì.

“Tôi cần có mặt ở văn phòng, vì tôi phải nộp tài liệu và đóng dấu lên chúng”, Mizuho, một người làm việc tại một công ty IT tại Tokyo nói. Mặc dù đây là công ty công nghệ, nhưng họ vẫn sử dụng sử dụng con dấu như một tiêu chuẩn trong công việc. Người ta vẫn yêu cầu, cô phải xác định bằng con dấu của bản thân.

“Chúng tôi sử dụng phần mềm của Microsoft như một công cụ giao tiếp… nhưng tôi không thể làm việc tại nhà khi mà văn hoá sử dụng giấy tờ và con dấu vẫn tồn tại”, cô nói.

Cô còn lo lắng, công ty của mình chưa nhận thức được, đại dịch này là một vấn đề nghiêm trọng. Mặc dù trong toà nhà của công ty, đã có người nhiễm virus..

“Tôi cảm thấy rất áp lực khi không thể nói ra khi ở trong văn phòng”, cô nói thêm.

Khi trưởng thành, hầu hết những người Nhật Bản đều có một con dấu cá nhân, được khắc tên của họ trên đó. Ngày trước, phần lớn là những cái tên bằng chữ Hán, giờ có người sử dụng chữ Katakana trên đó. Nó dùng để xác thực các giấy tờ trong mọi hoạt động của cuộc sống. Từ làm sổ ngân hàng, hay giấy tờ mua bán… Một số công ty lớn, bao gồm cả những ngân hàng lớn hiện đã bắt đầu giảm dần việc sử dụng con dấu cá nhân này.

Nhưng dù sao, nó vẫn là phổ biến, kèm theo nhiều thông lệ lỗi thời khác trong một nền kinh tế lớn như Nhật Bản. Ví dụ như, sử dụng máy fax, in giấy tờ chứ không dùng tài liệu kỹ thuật số trong thời đại này.

Một cuộc khảo sát gần đây của Hiệp hội các Giám đốc tài chính (JACFO) cho thấy, khoảng 40% các công ty cho nhân viên làm việc từ xa cho biết, phần lớn các nhân viên cuối cùng cũng phải tới văn phòng, chỉ để xử lý các giấy tờ và đóng dấu.

“Vẫn còn đó những nét văn hoá bảo thủ nơi công sở, họ không muốn thay đổi cách làm việc”. “Mặc dù việc số hoá tài liệu đã tăng dần lên, nhưng nhiều trong số họ nên đồng bộ hoá và đưa giải pháp hội nghị trực tuyến hỗ trợ cho làm việc từ xa”,, ông Hiroshi Yaguchi, người của Hiệp hội JACFO nói.

Chính phủ Nhật Bản đã ban bố tình trạng khẩn cấp trong tuần này tại 7 khu vực, bao gồm cả thủ đô Tokyo. Và Thủ tướng Shinzo Abe cũng yêu cầu, nên giảm thiểu 70% đến 80% việc giao tiếp xã hội, hạn chế sự lây lan của virus.

Biện pháp này không phải là lockdown, nhưng lại đi kèm theo cảnh báo về y tế về sự bùng nổ của dịch. Hiện tại, Nhật đã có tới hơn 6,000 trường hợp nhiễm, và 94 người thiệt mạng.

Hệ thống giao thông công cộng đông đúc nổi tiếng ở Tokyo đã giảm đi đáng kể, nhưng với Yumi và các đồng nghiệp làm việc tại một công ty bảo hiểm, điều đó là không thể.

“Ở công ty tôi, mọi người đều phải đến. Khách hàng tới nộp đơn xin bảo hiểm, làm sao chúng tôi có thể ở nhà để nhận đơn”, cô nói, và từ chối cho biết tên đầy đủ của mình. Cô cố gắng thật cẩn thận khi ở trên tàu, tìm những toa xe ít người để lên.

Tuy nhiên, vẫn có một số công ty làm việc từ xa rất tốt. Ví như công ty của Yuki, một nhân viên cho đại lý du lịch tại Tokyo, họ sử dụng tài liệu trực tuyến, và cả con dấu điện tử. “Tôi chỉ cần click chuột là đã có ngay con dấu điện tử trên tài liệu của mình. Thật đơn giản”, cô nói..

Tuy nhiên, cô vẫn phải tới văn phòng một vài ngày trong tuần. Một vài tài liệu không thể truy cập để lấy từ xa.

“Đến văn phòng bằng tàu là điều làm tôi lo lắng nhất. Và tôi cũng lo bị nhiễm virus ở trong văn phòng. Tôi thực sự muốn tránh tiếp xúc với mọi người”, cô nói.

Yuki lo lắng cho những người tiếp tục phải làm việc tại văn phòng, “Đó là lý do tại sao Nhật Bản nên áp đặt lệnh cấm đi ra ngoài như ở các nước. Người Nhật làm việc rất chăm chỉ, trừ phi có lệnh cấm tới văn phòng, rất khó có thể hạn chế tới 80% việc tiếp xúc xã hội”.